Auditoria de Licença Oracle – Gerenciamento de Auditoria

Gerenciamento de auditoria de licenças Oracle

 Este é um guia de auditoria da Oracle escrito para facilitar a busca pelas respostas de que você precisa para gerenciar a auditoria. Ele foi projetado para dizer o que você deve se perguntar para melhor preparar e concluir o compromisso com sucesso.

 

Auditoria de Licença Oracle – Perguntas frequentes

Pergunta: Nosso CIO/CFO recebeu uma Carta de Auditoria de Licença Oracle e agora o Oracle LMS está entrando em contato conosco. Precisamos responder à carta deles?

Resposta: Leve o seu tempo, de acordo com seus contratos com a Oracle – Você normalmente tem 45 dias para responder à notificação. Você não tem obrigação contratual de reconhecer a carta até que os 45 dias se esgotem. Se você quiser mais de 45 dias, você pode tentar negociar um prazo de contrato dando-lhe um período de aviso prévio de 90 dias.

 

Pergunta:Recebemos um e-mail de nosso representante de vendas com uma planilha do Excel que eles desejam preencher com nossas licenças. Precisamos cooperar?

Resposta : Não, você não tem nenhuma obrigação. Esta não é uma auditoria formal.

 

Pergunta: O que acontece se não respondermos à Oracle dentro de 45 dias?

Resposta : Eles começarão a “perseguir” você, mas não haverá nenhuma consequência do atraso.

 

Pergunta: Podemos adiar a auditoria de licença da Oracle?

Resposta: Claro, o contrato diz que “a auditoria não deve interferir de forma razoável em suas operações comerciais”

A Oracle costuma ser gentil o suficiente para atrasar uma auditoria por alguns meses se você puder fornecer a eles uma boa justificativa comercial do motivo pelo qual deseja adiar a auditoria de licença da Oracle. Boas razões podem ser que você está realizando mudanças em sua infraestrutura de TI.

 

Pergunta: Podemos persuadir a Oracle a cancelar a auditoria de licença?

Resposta : Isso é mais difícil, mas já vi isso acontecer, geralmente envolve você fazer uma grande compra. Então a Oracle pode retirar a notificação de auditoria.

 

Pergunta: Qual deve ser nosso primeiro passo após recebermos a carta de auditoria de licença da Oracle?

Resposta : Revise seus contratos, o que diz a cláusula de auditoria? A Oracle tem o direito de auditar você? Ação a ser tomada: Se você, como muitos outros, não tiver cópias de seus contratos, talvez queira entrar em contato com a Oracle para obter cópias de todos os contratos relevantes. apenas renovações de suporte não são suficientes, devem ser Oracle OMA, OLSA e Documentos de Pedido.

 

Pergunta: Revisamos nossa cláusula de auditoria da Oracle, -E chegamos à conclusão de que a Oracle tem o direito de auditar nossa empresa. Qual deve ser o nosso próximo passo?

Resposta: Agora você deve negociar um NDA, peça à Oracle para assinar o NDA da sua empresa. Isso geralmente leva algumas semanas, ganhando mais tempo para se preparar para a auditoria.

 

Pergunta: E uma vez que nosso NDA seja assinado pela Oracle?

Resposta: A Oracle sempre deseja agendar uma reunião inicial o mais rápido possível. O objetivo dessa reunião é discutir o plano do projeto, compartilhar roteiros e assim por diante. Obtendo seu acordo em datas específicas em que você enviará os dados à Oracle.

Meu conselho é usar a próxima reunião para negociar:
Negocie quais entidades legais serão incluídas na auditoria. Pode haver vantagens e desvantagens ao incluir todas as subsidiárias majoritárias, especialmente se você for uma empresa global.
Negociar o cronograma da auditoria e como a auditoria será conduzida.
Quais ferramentas e saída a Oracle solicitará? Ao estabelecer os parâmetros, você pode dizer não à Oracle se ela quiser expandir a auditoria ou solicitar informações adicionais.
Se você não quiser executar scripts de auditoria do Oracle, você pode fornecer dados ao Oracle manualmente?
Negociar se há visitas in loco incluídas?
Quais produtos devem estar no escopo da auditoria?

 

Pergunta: A Oracle está nos pedindo para agendar uma reunião inicial, por que eles estão com tanta pressa?

Resposta : A Oracle sempre quer agendar o início da auditoria o mais rápido possível, diga não a isso. A Oracle suspeita que quanto mais tempo tiver para se preparar para a auditoria de licença da Oracle, maior a chance de você descobrir quaisquer lacunas de licença e corrigi-las antes do início da auditoria.

 

Pergunta: Durante a auditoria a Oracle irá ao meu datacenter no local?

Resposta: Eles não têm o direito de acessar seu data center e também não têm nenhuma ferramenta de descoberta para encontrar todo o seu Software Oracle. A auditoria da Oracle não pode ocorrer sem a sua colaboração. O que é algo a ter em conta.

 

Pergunta: Somos uma empresa global e a Oracle deseja licenciar a auditoria de uma subsidiária nossa. Devemos permitir?

Resposta: Você pode tentar dizer não, pois como a Oracle em nível local pode determinar se tem licenças suficientes. Você pode ter licenças sobressalentes em outra subsidiária que pode cobrir qualquer deficiência de licença. A subsidiária auditada pode ter um déficit de 20 licenças Weblogic, mas essas podem estar disponíveis em outra entidade.

 

Pergunta: A Oracle deseja incluir nossas licenças Oracle ASFU na auditoria de licenças?

Resposta : Isso não é permitido, mas eu vi que o Oracle LMS às vezes inclui licenças Oracle ASFU. Por contrato, qualquer auditoria nas licenças ASFU deve passar pelo parceiro do qual você comprou as licenças Oracle ASFU.

 

Pergunta: Por que nossa empresa está sendo selecionada para uma auditoria de licença da Oracle? É simplesmente “nossa vez”?

Resposta: Não, não existe um “seu sistema de turnos” quando se trata de Auditorias de Licença Oracle. As auditorias de software não são aleatórias. Você foi selecionado pelo seu Gerente de Contas com o suporte do Oracle LMS. Quase sempre há uma razão para suspeitar que a Oracle tem boas razões para suspeitar que você foi auditado. Alguns clientes não são auditados há 10 anos, outros são auditados a cada 3-4 anos.

 

Os motivos mais comuns para ser selecionado para uma auditoria de licença da Oracle são:
Você possui Métricas de Licença Antigas ou licenças NUP (Tech)
Você adquiriu uma empresa ou se fundiu com outra empresa, por padrão, você pode não estar em conformidade simplesmente com o próprio contrato.
Você fez uma grande atualização de hardware, que geralmente altera os requisitos de licenciamento.
Você não foi auditado por mais de 3 anos.
Você tem o Oracle EBS, mas não tem licença de uso total para a tecnologia.
A Oracle (geralmente Sales) ouviu falar que você está usando tecnologias de virtualização. (VMWare)
Você registrou tíquetes de suporte com a Oracle e, no tíquete, você está descrevendo o uso de recursos de tecnologia para os quais não possui licença.
Você decidiu NÃO aceitar um licenciamento da Oracle ou uma solução em nuvem.
Você disse à Oracle que não está interessado em conhecer ou ter novos “projetos” que possam envolver a compra de mais Software Oracle.
Você tem um novo representante de vendas; alguns representantes de vendas acreditam na auditoria dos clientes mais do que outros.
Recusando-se a renovar seu Oracle ULA.
Você não estava em conformidade na última auditoria de licença da Oracle.
Quais atividades devo realizar internamente?

 

Pergunta: Enquanto afastamos a Oracle com NDAs e negociações, que ações devemos tomar internamente?

Resposta: Você precisa descobrir qual é a lacuna de conformidade que você tem e como corrigi-la antes do início da auditoria. 95% de todas as auditorias da Oracle têm um déficit e geralmente estão na casa dos milhões.

Mas a maior parte da lacuna de licença não é porque os clientes estão “utilizando demais” a Oracle.

 

O principal culpado é:

– Falta de conhecimento das políticas de licenciamento e contratos da Oracle.

Depois de estar envolvido em muitas auditorias de licença da Oracle em (ambos os lados da tabela), estimo que 90% de todas as não conformidades poderiam ter sido corrigidas pela empresa. Se eles tivessem o conhecimento de licenciamento certo. Isso pode ser resolvido realizando uma revisão de licença pró-ativa. Se você fizer isso, há uma boa chance de não precisar pagar nada à Oracle na próxima vez em que for auditado.

Se você estiver lutando para estar em conformidade com a Oracle, tudo se resume a você não perceber que precisa investir em recursos adequados. (e não estou falando de uma ferramenta SAM) muitas empresas compraram o hype de marketing dos fornecedores de ferramentas SAM que prometem tudo.

 

Pergunta: Se percebermos que há uma escassez de licenças – devemos comprar essas licenças antes do início da auditoria de licenças da Oracle?

Resposta: A Oracle quase sempre aceita seu pedido agora, em vez de esperar pela conclusão da auditoria de licença da Oracle, que pode demorar muitos meses no futuro. Você tem uma posição de negociação mais forte para comprar antes do início da auditoria e não depois.

 

Pergunta: Como descobrimos qual é o nosso problema de conformidade?

Resposta : Eu recomendo fortemente – obtenha ajuda externa de um parceiro que possa analisar scripts de auditoria Oracle. Uma vez que a Oracle entrega os scripts lms para você. Você executa os scripts e, em seguida, fornece a saída ao parceiro de licenciamento primeiro. Eles podem analisar o que a Oracle descobrirá quando obtiver a saída.

Revise também os motivos mais comuns para ser auditado e você poderá descobrir por que a Oracle acredita que você não está em conformidade. As únicas pessoas que não querem que você obtenha ajuda externa é a Oracle, porque assim eles não terão muita receita.

 

Pergunta: Não fizemos nenhuma alteração em nossos ambientes Oracle desde a última auditoria de licença Oracle. Devemos ter alguma preocupação sobre nossa posição de conformidade?

Resposta: Você sabe quais recursos a equipe de TI ou DBAs usaram ao operar seus ambientes Oracle? Pode ter sido um DBA há 2 anos que usou recursos que acionaram a compra de licenças. Mas não há bandeiras de aviso. Mas a Oracle detectará isso na auditoria. Eu já vi isso muitas vezes. Lembre-se de que há uma razão pela qual a Oracle está auditando você, eles esperam obter receita.

 

Pergunta: Não somos um grande cliente Oracle, devemos nos preocupar?

Resposta: Tenho ajudado empresas que têm apenas 5 servidores de Software Oracle em execução e estão sendo constatados milhões de euros não conformes. Um cliente tinha 4 servidores e estava enfrentando uma lacuna de licença de 9 milhões de euros.

 

Pergunta: As auditorias do Oracle Java estão acontecendo?

Resposta: Atualmente não está acontecendo em grande escala, se acontecer é quase um caso único. raro, mas isso pode mudar. Provavelmente, serão os representantes de vendas que desejam revisar seu uso do Java.

 

Pergunta: Que erros devemos evitar?

Resposta : Não entregue nenhum dado da ferramenta SAM para a Oracle, você precisa analisá-lo. Não acredite no hype de marketing de certificação LMS.

Além disso, mesmo que você tenha uma equipe interna qualificada do Oracle SAM. Se você deve considerar obter ajuda externa se estiver sob auditoria – pode ajudar ter um olhar “fresco” analisando os dados para verificar se você está licenciado corretamente.

 

Pergunta: Confiamos na Oracle para fazer a coisa certa, temos um bom relacionamento comercial com a Oracle. Por que devemos usar ajuda externa?

Resposta : A organização de auditoria da Oracle passou por uma grande reorganização. A maior parte do seu pessoal de auditoria está agora sediada na Roménia. A experiência média de um consultor é provavelmente de 1 a 2 anos. Mesmo como a Oracle pode ser de bom coração, por ter auditores de licença inexperientes, levará a erros. Pode ser bom garantir que você os mantenha honestos, obtendo ajuda externa.

Ao fazer isso, pode salvar seu relacionamento com a Oracle, pois a maioria das empresas que “azedaram” na Oracle – o fizeram porque sentiram que foram tratadas injustamente em uma auditoria.

 

Pergunta: Onde no contrato diz que preciso executar scripts de auditoria Oracle?

Resposta: Em nenhum lugar, apenas diz que você precisa cooperar com o Oracle LMS. No entanto, algumas versões posteriores têm uma linguagem de contrato dizendo que você precisa executar as ferramentas de medição de dados da Oracle.

Se você for auditado pela Oracle, entre em contato conosco para discutir como podemos ajudar.

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Auditoria de Licenças Oracle – como assumir o controle

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